Registrierkassenpflicht – Lösungen aus einer Hand

Die in den beiden kommenden Jahren 2016 und 2017 anstehenden gesetzlichen Neuerungen im Bereich Registirerkassenpflicht stellen Unternehmen und Einzelhandel vor die Herausforderungen, die für sie richtigen und passenden Lösungen zu finden.

Wir unterstützen Sie gemeinsam mit unserem Partner PosBill bei der Einführung bzw. Aktualisierung sowie der Anwendung der neuen Gesetze und der passenden Lösung.

Mehr Zeit für Beratung – dank PosBill Kassensysteme für den Einzelhandel

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Was ist bei der Registrierkassenpflicht zu beachten?

Mit Jahresbeginn tritt der erste Teil der Bestimmungen zur neuen Registrierkassenpflicht in Kraft. Dieser Artikel soll, kurz zusammengefasst, die wichtigsten Fragen zur
Registrierkassenpflicht beantworten.

Wer ist betroffen?

Die Registrierkassenpflicht trifft Betriebe

• 
  ab einem Jahresumsatz von € 15.000,00 netto je Betrieb, wenn
• 
  davon über € 7.500,00 netto als Barumsätze gelten.

Daher kann diese Verpflichtung z. B. auch Ärzte, Rechtsanwälte oder Landwirte treffen, aber nicht Vermieter und Verpächter.

Welche Umsätze zählen zu den Barumsätzen?
Zum Barumsatz zählen:

Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).

Ab wann tritt die Registrierkassenpflicht in Kraft?

Die Pflicht besteht grundsätzlich ab 1.1.2016. Ab 1.1.2017 muss die Registrierkasse dann auch bestimmte Sicherheitseinrichtungen aufweisen, die gegen Manipulation schützen sollen.

Bei erstmaligem Überschreiten der Grenzen besteht die Verpflichtung erst mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums. Der Voranmeldungszeitraum beträgt entweder einen Kalendermonat oder ein Kalendervierteljahr.

Beispiel:

(vierteljährliche UVA und die Barumsatzgrenze wird erstmals im Oktober 2015 überschritten): Ein Unternehmen muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) vierteljährlich erstellen. Der Betrieb hat mehr als € 15.000,00 Umsatz pro Jahr. In der UVA im letzten Quartal 2015 (Oktober bis Dezember) übersteigen die Barumsätze erstmals die Grenze von € 7.500,00. Der viertfolgende Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums ist der April 2016. Deshalb benötigt der Betrieb ab diesem Zeitpunkt eine Registrierkasse.

Welche Betriebe sind ausgenommen?

• Umsätze, die nicht in Verbindung mit festumschlossenen Räumlichkeiten (z. B. Werkstätten, Hallen, aber auch „bewegliche Räumlichkeiten“ wie Taxis) getätigt werden, wenn die Umsatzgrenze von € 30.000,00 pro Jahr und Betrieb nicht überschritten wird.
• Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben begünstigter Körperschaften wie kleine Vereinsfeste oder Sportveranstaltungen.
• Onlineshops, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.

Sonderregelungen gibt es für Automaten.

Sind „mobil“ Tätige auch ausgenommen?

Für Personen, die ihre Umsätze außer Haus tätigen (wie z. B. Friseure, Masseure, Tierärzte), gibt es Erleichterungen – allerdings nur im Hinblick auf die zeitliche Erfassung der Umsätze.
Sie müssen am Tätigkeitsort einen händischen Beleg ausstellen. Dabei muss ein Beleg an den Kunden weitergegeben, der zweite Beleg muss aufbewahrt werden. Bei der Rückkehr in den
Betrieb sind die Umsätze in der Registrierkasse zu erfassen.

Achtung: Wurden mehrere Umsätze ausgeführt, müssen diese einzeln und nicht als Sammelbeleg eingegeben werden.

Was ist bei der Anschaffung einer Registrierkasse zu beachten?

Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt werden kann. Es muss nicht zwingend
eine herkömmliche Kassa sein.

Serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion sind auch Registrierkassen, genauso wie Computer mit einschlägigen EDV-Programmen und Drucker.

Achtung: Ab 1.1.2017 muss die Registrierkasse spezielle technische Sicherheitseinrichtungen aufweisen, damit die Daten nicht manipuliert werden können. Wenn Sie eine Registrierkasse
kaufen, vereinbaren Sie mit Ihrem Kassenhersteller, dass die Registrierkasse im Laufe des nächsten Jahres nachgerüstet wird, sodass sie alle Bestimmungen erfüllt, die ab dem 1.1.2017 gelten werden.

Gibt es steuerliche Begünstigungen?

Wird aufgrund der neuen Registrierkassenpflicht ein elektronisches Aufzeichnungssystem bis 31.12.2016 angeschafft, kann eine Prämie in der Höhe von € 200,00 in Anspruch genommen
werden. Die Anschaffungskosten können zur Gänze sofort als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Folgen, wenn trotz Verpflichtung keine Registrierkasse verwendet wird?

Es liegt grundsätzlich eine Finanzordnungswidrigkeit vor, für die eine Strafe bis zu € 5.000,00 zu zahlen ist. Es wird jedoch in den ersten drei Monaten des neuen Jahres keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen geben. Von 1.4.-30.6.2016 wird auch von Strafen abgesehen werden, wenn der Betrieb besondere Gründe für die Nichterfüllung der Registrierkassenpflicht glaubhaft machen kann, wie z. B. wenn der Hersteller der Registrierkasse Schwierigkeiten bei der Lieferung hat.

Achtung: Diese Gründe sollten dokumentiert werden, damit bei einer Kontrolle ein Beweis vorgelegt werden kann.

Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• ab 1.1.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.